NAVIGUER & RECHERCHER |
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| Recherche par fichier | La fonction de recherche permet d’effectuer une recherche sur plusieurs références en saisissant son identifiant ou son code-barres. Le résultat de la recherche est affiché en mode tableau et reprend l’ensemble des informations des références (emplacement, quantité, seuil d’alerte, catégorie, …). |
| Recherche avancée | La fonction de recherche avancée permet d’effectuer des recherches multicritères sur les références et de créer des vues filtrées personnalisées. |
| Filtres & filtres avancés | Groupe de critères qui permet de filtrer les résultats d’une recherche. Par exemple une Recherche avancée utilise un filtre pour trier les références affichées. |
| Condition | Expression logique qui permet de préciser un filtre avec un critère, par exemple en ajoutant la condition suivante : la référence est un produit. |
| Critère | Caractéristique d’une référence, comme son nom, son emplacement ou son statut. |
| Affichage Tableau & Liste | Permet de choisir le mode d’affichage des références. Le mode Liste affiche les informations principales des références. Il n’est pas possible de changer l’ordre d’affichage ni les informations affichées . Les données sont classées par Dossier, puis par Equipement et enfin par Produit. Le mode Tableau affiche les informations par colonnes. L’affichage ou non d’une colonne et sa position à l’écran sont personnalisables. |
| Vue | Une vue est le résultat d’une recherche avancée où des critères de recherches ont été appliqués. Il est uniquement possible de modifier l’affichage d’une vue si le en mode Tableau est sélectionné. |
| Fil d’Ariane | Le fil d’Ariane indique à l’utilisateur l’emplacement de la page affichée et où elle se trouve dans l’arborescence du site. Le fil d’Ariane permet de naviguer plus facilement dans la solution.. Le fil d’Ariane donne également la possibilité de : – Créer des dossiers ou des références – Réaliser un export au format Excel des données du dossier affiché – Fournir un raccourci pour réaliser un import Excel (en création ou modification) |
CONFIGURER |
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| Destinataire | Un destinataire peut recevoir des références à partir des interventions de sortie de K inventory. Il est caractérisé par un nom et des coordonnées sur la plateforme K inventory. |
| Compte utilisateur | Un compte utilisateur permet à une personne d’accéder K inventory et d’effectuer des opérations en fonction des droits et permissions qu’elle possède. |
| Groupe d’utilisateurs | Un groupe d’utilisateur permet de regrouper des utilisateurs et de leur attribuer des permissions d’accès et des droits en commun. Sur K inventory, les droits sont cumulatifs, un utilisateur qui fait partie d’un groupe d’utilisateurs peut gagner des droits mais ne peut pas en perdre. |
| Droits | Un droit est une permission d’effectuer une action ou d’accéder à une ressource sur K inventory. Un droit peut être attribué à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs. |
| Permission d’accès | Condition qui permet à un utilisateur d’accéder à une fonctionnalité ou à des données sur la plateforme K inventory. |
| Association de référence | Dans un stock défini, vous pouvez associer à un équipement, d’une marque et d’un modèle précis, des produits et leurs quantités. À partir de ce stock, une opération de sortie de stock comprenant l’équipement renseigné entraîne des opérations sur les produits associés. |
| Formules personnalisés | Une formule est un champ personnalisé qui permet de réaliser des calculs et mettre à jour automatiquement un champ (exemple: nombre de jours en stock, durée d’amortissement). |
GERER LES DONNEES |
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| Dossier | Un dossier représente un emplacement pouvant contenir des références et permet d’organiser la structure de la plateforme K inventory. |
| Mots-clés | Un mot-clé permet de catégoriser un dossier par un ou plusieurs critères. Ceci permet de mieux comprendre la fonction dudit dossier |
| Produit | Un Produit est une référence qui est traitée en quantité. Un Produit peut être présent dans plusieurs dossiers de la solution et le champ code-barres n’est pas obligatoire. Par exemple, un stock de plusieurs claviers peut être représenté avec une référence Produit |
| Equipement | Un Equipement est une référence qui est traitée de manière unitaire contrairement aux produits. Son identifiant ainsi que son code-barres sont uniques dans la plateforme. Il peut par exemple représenter un ordinateur portable qui est identifié par son numéro de série. Par exemple, un stock d’ordinateurs pourra être géré en mode équipement, où chaque équipement représente un ordinateur avec son identifiant. |
| Catégorie | Une catégorie permet de regrouper des références par rapport à un critère commun. Les catégories permettent d’optimiser l’organisation de la structure de la plateforme et de faciliter les recherches. |
| Historique | Un historique recense toutes les actions et modifications réalisées sur une référence. Chaque ligne de l’historique d’une référence reprend les informations suivantes: – Le champ concerné – La valeur initiale – La valeur actuelle – La date de modification – Le compte ayant réalisé la modification |
| Référence | Une Référence représente un actif de l’entreprise sur K inventory et se divise en deux types : les Produits et les Equipements. (voir les définitions de Produits et références). |
| Variante | Une variante est une déclinaison d’un produit en plusieurs options telles que la couleur, la taille, … Chaque variante possède une quantité et un code-barres propre à chaque option possible. (Voir la définition de produits). |
| Seuil d’alerte | Le seuil d’alerte permet d’être notifié lorsque la quantité d’un produit est inférieur au seuil défini. La notification peut être réalisée aussi bien sur la plateforme que par e-mail. |
| Quantité & quantité disponible | La Quantité permet de représenter le nombre de produits présents dans un dossier. La Quantité disponible représente le nombre de produits en stock moins les quantités réservées par des utilisateurs (pour leur usage, un projet, …). |
| Emplacement | L’emplacement indique le lieu de stockage d’une référence. |
| Réservation | Une réservation est une action sur une référence qui permet d’identifier un besoin futur (comme la réalisation d’un projet) sur une période définie. Les réservations réalisées sur une référence peuvent être consultées dans l’onglet Réservations de la fiche référence. |
| Champ | Un champ est un espace de texte qui permet de renseigner une information ou une donnée relative à un dossier ou une référence. |
| Champs personnalisés | Un champ personnalisé permet d’ajouter des caractéristiques spécifiques applicables à toutes vos références. Il en existe plusieurs types : – Texte : permet de renseigner un texte sur le champ (par exemple le champ « utilisé par ») – Date : permet de renseigner une date sur le champ (par exemple le champ « date de commande ») – Prix : permet de renseigner un prix sur le champ (par exemple le champ « prix d’entretien ») – Liste déroulante : permet de choisir une donnée parmi celles proposées (par exemple le champ « couleur » avec 5 couleurs possibles) |
| Import / Export de fichier | L’Import de données permet de créer ou de modifier des références en saisissant les informations dans un fichier Excel. L’Export de données permet d’exploiter les informations des références et des dossiers dans un format de type Excel. |
| Mise à jour rapide | Une mise à jour rapide permet de mettre à jour en masse des références en modifiant la valeur de certains de leurs champs. Ces modifications sont choisies par l’utilisateur et configurables lors de la création des formulaires de mises à jour rapide. |
| Formulaire de mise à jour rapide | Les modèles de formulaires de mise à jour rapide permettent de sélectionner les champs qui seront modifiables lors de la mise à jour rapide des références. |
| Action rapide | Les actions rapides sont des opérations sur les stocks qui sont directement accessibles depuis la référence à modifier. |
| Inventaire Tournant | Inventaire unitaire réalisable directement depuis la fiche d’une référence. |
| Entrée/Sortie | Une Entrée/Sortie est une action rapide sur le stock qui diminue/augmente la quantité d’un produit. |
| Déplacer | Déplacer est une action rapide qui permet de modifier l’emplacement d’un équipement ou d’un produit. Il est possible de choisir la quantité d’un produit à déplacer. |
COMMANDES |
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| Commande | Liste d’articles demandés à un fournisseur dans le but de les ajouter au stock. Une ou plusieurs interventions de réceptions de commande peuvent être associées à une commande. |
| Fournisseur | Un fournisseur dispose d’une liste d’articles, qu’il fournit et qu’il est possible d’utiliser pour réaliser une commande. |
| Article | Modèle de référence qui peut être ajouté à une commande. Les articles dépendent d’un fournisseur. |
INTERVENTIONS |
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| Intervention d’inventaire | Opération contenant plusieurs étapes et qui a pour but de réaliser un inventaire sur un périmètre choisi. |
| Intervention de Sortie de stock | Opération contenant plusieurs étapes qui permet de réaliser une sortie de références d’un ou plusieurs stocks. |
| Intervention de Déplacement | Opération combinant une intervention de sortie de stock et de réception afin de déplacer plusieurs références d’un emplacement à un autre. Il est aussi possible de déplacer des dossiers. |
| Date de début | Date de démarrage d’une intervention. |
| Date de fin | Date de fin prévue d’une intervention. |
| Bon de sortie | Document généré automatiquement par une intervention de sortie de stock qui permet de suivre la sortie des références. |
| Intervention de Réception de commande | Opération contenant plusieurs étapes, associée à une commande permettant de réceptionner physiquement des références. |
| Actions hors stock | Liste des interventions réalisables sur des références hors d’un périmètre de stockage (maintenance, destruction, …). |
| Actions sur stock | Liste des interventions réalisables sur des références dans un périmètre de stockage (réception de commande, déplacement, inventaire, …). |
| Ecart d’inventaire | Ecart de mesure entre la valeur constatée lors d’un inventaire et celle saisie dans la fiche de la référence. |
| Rapport d’intervention | Résumé du déroulé de l’intervention généré automatiquement et envoyé par mail lorsqu’une intervention est finalisée. |
| Tâches | Une tâche est une action attribuée à un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs (par exemple, définition du périmètre à inventorier ou réalisation d’une réception de commande) et qui doit être réalisée par ledit utilisateur ou groupe . Une tâche peut également être une action réalisée automatiquement par la solution (par exemple, la mise à jour des données ou l’envoi du rapport d’intervention). |
SUPERVISER |
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| Consulter les Activités | Une activité est une action qui a été réalisée sur la plateforme K inventory. Le module Activités est un historique qui regroupe toutes les mises à jour effectuées sur : – Les références – Les dossiers – Les interventions – Les mots-clés et catégories – Les champs personnalisés |
| Consulter les Transactions | Une transaction est une action d’entrée ou de sortie sur le stock. Les informations liées à l’action réalisées sont reportées dans le module Transactions: – Références concernées – Destinataire ou Dossier – Quantité concernée pour un produit – Le commentaire (facultatif) – La date de réalisation – La personne ayant réalisé l’entrée ou la sortie de stock |
| Tableaux de bord | Un tableau de bord est un espace rassemblant des graphiques dans le but de visualiser et superviser les données de la plateforme. |
| Graphiques | Les graphiques sont des outils pour représenter les données de la plateforme. Ils sont disponibles sous forme de secteurs, d’histogrammes, de courbes, etc. |
| Période | Une période est un intervalle de temps définit entre deux dates. Elles permettent de sélectionner des données sur un moment précis et de visualiser et comparer des données (nombre d’entrées / de sortie sur deux intervalles de temps donnés). |
| E-mails personnalisées | Il est possible de personnaliser et envoyer automatiquement des e-mails en fonction d’une action ( bien dès qu’une commande est reçue par exemple) ou par rapport à une période définie (tous les lundi par exemple). Il est possible d’envoyer différents documents tels que: – des graphiques – des vues personnalisées – de rapports d’intervention – … |
| Notifications | Les Notifications sont des messages envoyés à l’utilisateur sur la plateforme K inventory pour l’informer d’une situation : – Passage de la quantité d’un produit sous le seuil d’alerte – L’import d’un fichier Excel – La réalisation d’une action de mise à jour rapide |
LECTEUR |
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| Emulation clavier | L’émulation clavier est un mode de communication sans contact, il permet de simuler la saisie d’informations comme un clavier. Il est donc nécessaire de positionner le curseur sur le champ à modifier. Le lecteur écrira la valeur du code-barres directement dans le champ sélectionné. |
| Mode Série | Le Mode série est un mode de communication sans contact, il n’est pas nécessaire de se positionner sur un champ en particulier, le seul fait d’être sur la page permet de scanner un code-barres ou QR code. |
| RFID | La RFID est une méthode d’identification à distance à l’aide d’étiquettes et de lecteurs. Cette technologie permet d’identifier plusieurs références en même temps et à distance afin de faciliter les interventions dans les stocks. |
| Code-barres | Symbole constitué de barres et d’espaces qui permet d’obtenir un code alphanumérique en le scannant. Cela permet donc d’identifier facilement et rapidement les références d’un stock. |
| QR code | Le QR Code est un type de code-barres en deux dimensions constitué de modules noirs disposés dans un carré à fond blanc. L’agencement de ces points définit l’information que contient le code ce qui permet d’identifier des références. |
DIVERS |
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| Connecteur/Passerelle | C’est une interface permettant à deux applications de communiquer entre elles et de mettre à jour automatiquement des données. |
| RGPD | La RGPD (ou Règlement Général sur la Protection des Données) est une loi européenne qui encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l’union européenne. |
